2. Informatie en toestemming

Als u deze Privacyverklaring aanvaardt, geeft u uw ongedwongen, geïnformeerde, specifieke en ondubbelzinnige toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens die via deze website worden verstrekt (de "Website"), waarbij MINOR HOTELS EUROPE & AMERICAS, MINOR HOTELS en OAKS HOTELS optreden als gezamenlijke gegevensbeheerders.

De gebruiker dient deze Privacyverklaring, die op een duidelijke en eenvoudige wijze is opgesteld om het begrip ervan te vergemakkelijken, aandachtig te lezen en dient ongedwongen en vrijwillig te bepalen of de gebruiker diens persoonsgegevens aan MINOR HOTELS EUROPE & AMERICAS, MINOR HOTELS en OAKS HOTELS wenst te verstrekken.

3. Reikwijdte van deze Privacyverklaring 

Deze Privacyverklaring is van toepassing op de persoonsgegevens die wij verzamelen via:

• Online diensten: websites die eigendom zijn van of beheerd worden door een van ons, web- en mobiele applicaties, socialemediapagina's, HTML-geformatteerde e-mailberichten, wifi-connectiviteit en andere digitale kanalen; en     
• Offline interacties: wanneer u een van onze eigendommen bezoekt of er als gast verblijft, evenementen en activiteiten bijwoont die door ons worden georganiseerd, contact opneemt met ons callcenter of via andere offline interacties. 

Gezamenlijk noemen wij bovenstaande onze "Diensten."

Bij het nakomen van onze verplichtingen zullen we voldoen aan alle toepasselijke wet- en regelgeving op het gebied van gegevensbescherming en privacy in de rechtsgebieden waarin we actief zijn:

• Californië: raadpleeg de verklaring van de California Consumer Privacy Act.
• Australië of Nieuw-Zeeland:  waar onze merken worden beheerd door Oaks Hotels & Resorts Ltd (en hun gerelateerde rechtspersonen, medewerkers en gelieerde ondernemingen): aanvullende privacygerelateerde zaken verwijzen naar de Oaks-website.   

Deze Privacyverklaring is niet van toepassing op de persoonsgegevens die wij verzamelen over werknemers, zakenpartners en ander personeel in verband met hun werkrelatie met ons, of de persoonsgegevens die wij verzamelen over sollicitanten en kandidaten. We kunnen ook geaggregeerde, anonieme en andere niet-identificeerbare gegevens met betrekking tot onze Services verzamelen, genereren, gebruiken en openbaar maken, die geen persoonsgegevens zijn die vallen onder deze Privacyverklaring.

4. Hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen

Geautomatiseerde technologieën of interacties: u kunt ons uw persoonsgegevens verstrekken door formulieren in te vullen of door met ons te corresponderen per post, telefoon, e-mail of anderszins. Dit geldt ook voor persoonsgegevens die u online verstrekt wanneer u een accommodatie boekt, zich aanmeldt voor een nieuwsbrief of deelneemt aan een enquête, prijsvraag of promotie. We verzamelen persoonsgegevens offline wanneer u onze eigendommen bezoekt of onze Services gebruikt, zoals restaurants, kinderopvang en spa's.   

De gegevens die worden gevraagd in de formulieren op de Website zijn verplicht (tenzij anders aangegeven in het betreffende veld) om services te kunnen verlenen of aan uw verzoek te kunnen voldoen. Als u de vereiste persoonsgegevens niet wilt verstrekken, kunnen wij niet aan uw verzoek voldoen, maar kunt u nog steeds de inhoud van de Website bekijken. 

• Informatie over de apparaten die u gebruikt om toegang te krijgen tot onze websites (IP-adres, MAC-adres, apparaat, browser en type besturingssysteem);
• Pagina's en URL's die bezoekers naar onze sites verwijzen, ook pagina's en URL's waar bezoekers naartoe gaan zodra ze onze websites verlaten;
• Informatie over uw bezoeken (datum en tijd) en acties die op onze websites zijn ondernomen (zoals paginaweergaven, sitenavigatiepatronen of applicatie-activiteit); 
• Een algemene geografische locatie (zoals land en stad) van waaruit een bezoeker toegang krijgt tot onze Websites; en 
• Zoektermen die bezoekers gebruiken om onze Websites te bereiken. 

Wij verzamelen deze persoonsgegevens door gebruik te maken van cookies, webbakens en andere soortgelijke technologieën.

Beveiligingssystemen: wanneer u onze hotels bezoekt, kan er informatie over u worden verzameld via de gesloten televisiesystemen, elektronische sleutelkaarten en andere beveiligingssystemen van dergelijke accommodaties.

Derden of openbaar beschikbare bronnen: wij ontvangen persoonsgegevens over u van verschillende derde partijen en openbare bronnen, waaronder zakenpartners, franchisenemers, door ons beheerde hotels, reisbureaus en aggregators.

We gebruiken persoonsgegevens om u de Services te leveren, om nieuwe producten en diensten te ontwikkelen en om de veiligheid en beveiliging van onze gasten, teamleden en eigendommen te beschermen. 

Persoonsgegevens die via de Website worden verstrekt, worden door ons verwerkt voor de volgende doeleinden:

Boekingsproces: Afhandelen en beheren van boekingsaanvragen, inclusief eventuele wijzigingen en annuleringen, ophalen van het winkelmandje, herinneringen sturen over de lopende boeking of zoekopdrachten op de website, sturen van transactiebevestiging, betaling of vooruitbetaling beheren of u doorverwijzen naar loyaliteitsprogramma's die kunnen worden gebruikt om voordelen te krijgen. Naast de informatie verstrekt in het reserveringsformulier, zullen wij bepaalde gegevens uit uw eerder door ons beheerde gastenprofiel integreren om u een betere service te kunnen bieden in onze hotels. De wettelijke basis voor deze verwerkingsactiviteit is de contractuele relatie met u.

Verzenden van commerciële communicatie en nieuwsbrieven: als u zich heeft geabonneerd op onze marketingcommunicatie, sturen wij u op maat gemaakte promotie-aanbiedingen met betrekking tot onze services en merken. Als we uw toestemming hebben, zullen we u informeren sturen over Services die worden aangeboden door andere entiteiten binnen onze groep en door zakenpartners, waarvan een lijst te vinden is op https://www.nh-hotels.com/loyalty.  U kunt zich op elk moment aan- of afmelden via de link in de e-mail of door contact met ons op te nemen. De wettelijke basis voor deze verwerkingsactiviteit is uw toestemming.

Online inchecken en FAST PASS: beheren van het online incheckproces, personaliseren van onze Services en reageren op verzoeken. De wettelijke basis voor deze verwerkingsactiviteit is een contractuele relatie.

Beste prijsgarantie: beheren van claims of verzoeken die zijn ingediend via het Beste Prijs Garantie - Claimformulier, inclusief contact met u opnemen om de claim of het verzoek op te lossen. De wettelijke basis voor deze verwerkingsactiviteit is uw toestemming.

NH PRO-blog: beheren van de publicatie van uw opmerkingen op de website, schrijf u in en uit voor de nieuwsbrief van de blog. In het geval dat dit nodig is, de inhoud controleren van de opmerkingen van gebruikers en, indien van toepassing, de opmerkingen verwijderen waarvan de inhoud niet voldoet aan de voorwaarden die van toepassing zijn op deze Website, naar goeddunken van de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken.  De wettelijke basis voor deze verwerkingsactiviteit is toestemming.

Elektronische cadeaubonnen: beheren van de aankoop en inwisseling van elektronische cadeaubonnen, inclusief communicatie tussen de partijen en het verwerken van de betaling. De wettelijke basis voor deze verwerkingsactiviteit is een contractuele relatie met u. 

Door gebruikers gegenereerde inhoud (UGC) op sociale mediaplatforms: UGC weergeven op onze websites voor promotionele doeleinden. De rechtsgrond voor deze verwerking is de toestemming van de gebruiker.

Inloggen op sociale platforms: als u zich registreert of inlogt met uw Facebook-, Apple ID-, Google- of andere accounts van derden op onze sites, geeft u dergelijke externe serviceproviders toestemming om uw persoonsgegevens van die accounts te delen (zoals uw registratie- en profielgegevens). Deze informatie varieert en wordt beheerd door externe dienstverleners of zoals door u geautoriseerd via uw privacy-instellingen.  De wettelijke basis voor deze verwerkingsactiviteit is uw toestemming. 

6. De gegevens die we over u verzamelen

• Contactgegevens (e-mailadres, postadres, land en telefoonnummer);
• Betalingsgegevens (kaartnummer, factuuradres en bankrekeninggegevens);
• Demografische gegevens (geslacht, leeftijd en voorkeurstaal);
• Informatie met betrekking tot uw reservering, verblijf of bezoek aan een accommodatie (inclusief de accommodatie waar u bent verbleven of het verkooppunt dat u hebt bezocht, de aankomst- en vertrekdatum en gekochte goederen en diensten, interesses en voorkeuren);
• Gegevens die nodig zijn om aan uw speciale verzoeken en/of specifieke accommodaties te voldoen;
• Klantvoorkeuren
• Arbeidsinformatie (zoals bedrijfsnaam, functietitel en contactgegevens van het werk) om te reageren op verzoeken om voorstellen of om contractuele afspraken na te komen;
• Kopieën van uw correspondentie als u contact met ons opneemt;
• Feedback en reacties op enquêtes;
• Informatie verzameld via het gebruik van gesloten televisiesystemen, sleutelkaarten en andere beveiligingssystemen;
• Informatie gerelateerd aan uw gebruik en interactie met onze website en ons netwerk; en
• Informatie zoals gevraagd door overheidsinstanties om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen.

7. Delen van persoonsgegevens

Ons doel is om u het hoogste niveau van gastvrijheid en services te bieden, en om dit te doen, delen wij persoonsgegevens met de volgende partijen:

• Onze hotels: wij maken persoonsgegevens bekend aan andere bedrijven binnen onze bedrijfsstructuur voor de doeleinden die in deze Privacyverklaring worden beschreven, zoals het leveren van Services en het personaliseren van onze communicatie met u. Wij delen uw persoonsgegevens met de hotels waar u verblijft om uw reservering af te handelen en te voltooien. De in de lijst aangegeven bedrijven omvatten entiteiten (link) in onze structuur,  eigenaars van hotels en franchisenemers van de merken. 
• Strategische zakenpartners: we geven persoonsgegevens en andere gegevens vrij aan zakenpartners die goederen, services en aanbiedingen leveren die uw ervaring bij onze vestigingen verbeteren. Door gegevens te delen, kunnen we u gepersonaliseerde diensten en unieke reiservaringen bieden. Door dit te delen, kunnen bijvoorbeeld de spa, het restaurant, de gezondheidsclub, de conciërge en andere verkooppunten in onze accommodaties u van services voorzien.
• Dienstverleners: wij maken persoonsgegevens bekend aan externe dienstverleners voor de doeleinden die in deze privacyverklaring worden beschreven. Voorbeelden van dienstverleners zijn onder meer bedrijven die websitehosting, gegevensanalyse, betalingsverwerking, orderafhandeling, informatietechnologie en aanverwante infrastructuurvoorziening, klantenservice, e-mailbezorging en marketing aanbieden,  
• Overheden en politie-instanties: wij maken persoonsgegevens openbaar aan overheidsdiensten en politie indien dit vereist is of als onderdeel van een onderzoek, om te voldoen aan de verplichtingen uit hoofde van de regelgeving, om fraude of het witwassen van geld te voorkomen en om met deze entiteiten samen te werken bij de uitvoering van hun taken.

Voldoen aan de wetten: we kunnen persoonsgegevens bekendmaken aan rechtbanken en andere autoriteiten als dit wettelijk verplicht is. Wij eisen van alle derde partijen dat zij uw persoonsgegevens beschermen en verwerken in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving. We staan onze externe dienstverleners niet toe om uw persoonsgegevens voor hun eigen doeleinden te gebruiken en staan hen alleen toe uw persoonsgegevens voor specifieke doeleinden en in overeenstemming met onze instructies te verwerken.

8. Internationale gegevensoverdracht

Als wereldwijd opererend horecabedrijf kunnen we uw persoonsgegevens naar meerdere rechtsgebieden overdragen. Voor zover dit voor de doeleinden noodzakelijk is, kunnen uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan de volgende locaties: 

• Landen waar we centrale reserveringssystemen exploiteren of gebruiken;
• Landen waar onze bedrijfskantoren zijn gevestigd (die, naast de hier genoemde landen https://www.minor.com/en/businesses/minor-hotels);
• Landen waarin we hotels, residenties en/of verkoopkantoren beheren en exploiteren (een lijst van die landen vindt u hier: https://www.minor.com/en/businesses/minor-hotels); en
• Landen waar onze externe dienstverleners, adviseurs en consultants zijn gevestigd, wat van tijd tot tijd verandert (die, naast de hier genoemde landen https://www.minor.com/en/businesses/minor-hotels ook de Verenigde Staten en de Filippijnen  en Singapore omvatten).

Een lijst met de bovengenoemde landen vindt u hier.

Wanneer we gegevens delen, kunnen deze worden overgedragen naar en verwerkt in andere landen dan het land waarin u woont, zoals de Verenigde Staten, Singapore of waar de servers van onze datahostingprovider zich bevinden. Deze landen kunnen andere wetten hebben dan u gewend bent.  Wanneer we persoonsgegevens bekendmaken aan een derde partij in een ander land, treffen we veiligheidsmaatregelen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens beschermd blijven.

Voor personen in de Europese Economische Ruimte (EER) betekent dit dat uw gegevens buiten de EER kunnen worden overgedragen. Wanneer uw persoonsgegevens buiten de EER worden overgedragen, worden deze alleen overgedragen naar landen waarvan is vastgesteld dat ze adequate bescherming bieden voor EER-gegevens, of naar een derde partij waar we overdrachtsmechanismen hebben goedgekeurd om uw persoonsgegevens te beschermen, bijvoorbeeld door de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie aan te gaan.

Door uw persoonsgegevens aan ons te verstrekken, stemt u ermee in dat wij uw persoonsgegevens bekendmaken aan dergelijke buitenlandse ontvangers voor de doeleinden die worden beschreven in deze privacyverklaring en erkent u dat dergelijke buitenlandse ontvangers mogelijk niet onderworpen zijn aan wetten die van hen eisen dat zij uw persoonlijke gegevens beschermen op een manier die vergelijkbaar is met de waarborgen in de toepasselijke wetgeving in uw thuisstaat.  

• Wij gaan een specifiek contract aan met derde partijen die de handhaving van de rechten van de betrokkene mogelijk maken, in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving.
• Wij gebruiken uw toestemming om gegevens over te dragen als de toepasselijke wetgeving dit vereist.

Neem contact met ons op als u meer informatie wilt over het specifieke mechanisme dat wij gebruiken bij de overdracht van uw persoonsgegevens.

9. Bewaren van gegevens

Om de passende bewaartermijn te bepalen, houden wij rekening met de hoeveelheid, aard en gevoeligheid van de persoonsgegevens, het potentiële risico op schade door ongeoorloofd gebruik of openbaarmaking van uw persoonsgegevens, de doeleinden waarvoor wij uw persoonsgegevens verwerken en of wij deze doeleinden op andere manieren te bereiken, en de toepasselijke wettelijke, regelgevende, fiscale, boekhoudkundige of andere vereisten van het relevante land.

• Als persoonsgegevens zijn verzameld met het oog op de uitvoering van het contract, worden deze bewaard voor de gehele duur van de contractuele relatie en zodra deze is beëindigd tot het verstrijken van de verjaringstermijn.
• Als persoonsgegevens zijn verzameld om aan wettelijke verplichtingen te voldoen, worden deze bewaard totdat aan de verplichting is voldaan.
• Als persoonsgegevens zijn verzameld met het oog op een legitiem belang, worden deze bewaard tot het einde van dit belang.
• Als persoonsgegevens met uw toestemming zijn verzameld, worden deze bewaard totdat de toestemming wordt ingetrokken. U kunt uw toestemming op elk gewenst moment intrekken via de link in de communicatie.

10. Uw rechten

U kunt uw gegevensrechten uitoefenen onder de wetgeving inzake gegevensbescherming door contact met ons op te nemen:

• vraag toegang tot uw persoonsgegevens
  
• Verzoek om correctie van uw persoonsgegevens
  
• Verzoek om verwijdering van uw persoonsgegevens
  
• Bezwaar maken tegen verwerking van uw persoonsgegevens
  
• Verzoek om beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens
  
• Verzoek om overdraagbaarheid van uw persoonlijke gegevens
  
• Recht om toestemming in te trekken

Onder bepaalde omstandigheden, waar de toepasselijke wetgeving dit toestaat, heeft u ook het recht om een klacht in te dienen bij een bevoegde toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming. 

Wat wij eventueel van u nodig hebben

Het is mogelijk dat we u om specifieke informatie moeten vragen om ons te helpen uw identiteit te bevestigen en uw recht op toegang tot uw persoonlijke gegevens te waarborgen (of om uw andere rechten uit te oefenen). Dit is een beveiligingsmaatregel om ervoor te zorgen dat persoonlijke gegevens niet worden gedeeld met personen die niet het recht hebben om deze te ontvangen. We kunnen ook contact met u opnemen om u om meer informatie te vragen met betrekking tot uw verzoek om onze reactie te versnellen.

U hoeft niets te betalen om toegang te krijgen tot uw persoonsgegevens (of om een van de andere rechten uit te oefenen). We kunnen echter redelijke administratiekosten in rekening brengen als uw verzoek duidelijk ongegrond, repetitief of buitensporig is. Ook kunnen we in deze omstandigheden weigeren om aan uw verzoek te voldoen en zullen we de reden voor weigering aangeven

Tijdslimiet om te reageren

We proberen op alle legitieme verzoeken binnen een maand te reageren, of binnen de termijn zoals bepaald door de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. Soms kan dit echter langer dan een maand duren, bijvoorbeeld als uw verzoek bijzonder complex is of als u meerdere verzoeken hebt ingediend. In dat geval zullen wij u hiervan op de hoogte stellen en u op de hoogte houden. 

11. Directe marketing

Met uw toestemming kunnen wij u directe marketingcommunicatie sturen met betrekking tot onze merken en diensten.  Als u zich heeft aangemeld voor het ontvangen van marketingcommunicatie, kunnen wij contact met u opnemen via elektronische berichten (e-mail, sms of website), per post of op een andere manier die u met ons deelt.  U hebt het recht om uw toestemming op elk gewenst moment in te trekken door contact met ons op te nemen via de gegevens in de sectie Contact opnemen of door te klikken op de afmeldlink in onze marketingberichten. 

Houd er rekening mee dat als u ervoor kiest om u af te melden voor marketing-e-mails, wij u transactionele berichten zullen blijven sturen, zoals informatie over uw reserveringen of verblijven, inclusief bevestigings- en pre-aankomst-e-mails, of accountbeveiligingsupdates.

12. Neem contact met ons op

Als u een van de hierboven genoemde rechten wilt uitoefenen, kunt u contact met ons opnemen.

Azië, Afrika en het Midden-Oosten
E-mail: privacy.corporate@minor.com; of
Adres: 88 The Parq Building, 12th Fl. Ratchadaphisek Road, Klongtoey Subdistrict, Klongtoey District, Bangkok Metropolis 10110, Thailand

Europa en Amerika
E-mail: dpo@nh-hotels.com ; of
Post: Calle Santa Engracia 120, 7ª, 28003, Madrid

Australië en Nieuw-Zeeland
E-mail: Privacy.corporate@minorhotels.com.au; of
Post: PO Box 473, Cotton Tree, QLD 4558, Australië

13. Beveiliging van gegevens

We hebben passende beveiligingsmaatregelen getroffen om te voorkomen dat uw persoonsgegevens per ongeluk verloren gaan, gebruikt of op ongeoorloofde wijze geopend, gewijzigd of openbaar gemaakt worden. Bovendien beperken we de toegang tot uw persoonsgegevens tot werknemers, agenten, aannemers en andere derden die een zakelijke behoefte hebben om hiervan op de hoogte te zijn. Zij verwerken uw persoonsgegevens alleen in onze opdracht en ze hebben een geheimhoudingsplicht. 

We hebben procedures ingevoerd om elke vermoedelijke inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens aan te pakken en zullen u en elke toepasselijke regelgevende instantie op de hoogte stellen van een inbreuk indien we wettelijk verplicht zijn dat te doen.

14. Aansprakelijkheid

Deze website is niet bedoeld voor kinderen en we verzamelen niet bewust gegevens over kinderen.

U staat er voor in dat u eventuele derden wiens gegevens u verstrekt, hebt geïnformeerd over de punten die in deze privacyverklaring worden behandeld. Daarnaast garandeert u dat hun toestemming is verkregen om hun gegevens voor de aangegeven doeleinden aan Minor Hotels te verstrekken.

U bent aansprakelijk voor eventueel verstrekte valse of onjuiste informatie en voor directe of indirecte schade die wordt toegebracht aan Minor Hotels of aan derden.

15. Wijzigingen in deze privacyverklaring

We herzien onze privacyverklaring regelmatig. Boven aan deze pagina ziet u de datum waarop de privacyverklaring voor het laatst is herzien en tevens de datum waarop eventuele wijzigingen van kracht worden. Als u de diensten na deze wijzigingen gebruikt, betekent dit dat u de herziene privacyverklaring accepteert. Als u de versie van de privacyverklaring wilt bekijken die onmiddellijk voorafgaand aan deze herziening van kracht was, neem dan contact met ons op via  privacy.corporate@minor.com.